戸籍謄本を代理人が取る方法｜委任状の書き方と記載例・取れないケース

平日は仕事で役所に行けない。遠方に住む親の戸籍謄本が必要になった。こうしたとき、家族や知人に取りに行ってもらえるのか、委任状には何を書けばよいのか、と迷う人は多いはずです。

この記事では、戸籍謄本を請求できる人の範囲、代理人が必要なもの、委任状の書き方と記載例、取れないケースを整理しました。謄本と抄本のどちらを取るかは戸籍謄本と戸籍抄本の違い、発行から何か月以内のものが必要かは戸籍謄本の有効期限をご覧ください。

先に結論：委任状がいるのは「請求できる人以外」が行くとき

戸籍謄本を請求できる人

戸籍法で、戸籍の証明書を請求できる人は決まっています。法務省の案内では、次のように分かれています。

「代理」になるのはどんなときか

窓口に来た人が請求できる範囲の本人なら、それは代理ではなく本人の請求です。たとえば、子が亡くなった親の戸籍を取る、夫が妻の戸籍を取る、孫が祖父母の戸籍を取る、といった場面です。名古屋市の窓口の案内でも、同一戸籍の人と直系尊属・直系卑属は委任状なしで申請できるとされています。

代理人になるのは、請求できる人に頼まれた別の人です。たとえば、父の戸籍謄本が必要な長男が忙しく、長男の妻が代わりに行くとします。妻は父の直系ではないので、長男が作った委任状を持って行きます。兄弟姉妹の戸籍を取る場合も、直系ではないため、原則として委任状が必要です（名古屋市の案内）。

会社の従業員が請求する場合は、法務省の案内によると、社員証の提示と代表者の資格を示す書面、または法人代表者が作った委任状と資格を示す書面のいずれかです。

代理人が取るときに必要なもの

本人確認書類は、氏名と住所、または氏名と生年月日が確認できるものが必要です。運転免許証やマイナンバーカード、パスポート、在留カードなど、1枚で足りる書類が法務省の案内に挙げられています。資格確認書のように、単独では足りず2枚以上の提示が必要とされる書類もあります。

委任状の書き方と記載例

委任状に全国共通の様式はありません。長野市の案内では、用紙や書式は問われないとされています。市区町村のサイトに様式がある場合は、それを使うと確実です。委任状は、頼む人（委任者）が自分で作ります。

書く項目

• 委任状を作った日
• 代理人（窓口に行く人）の住所・氏名・生年月日
• 委任内容（戸籍の種類、通数、本籍と筆頭者）
• 委任者（頼む人）の住所・氏名・生年月日、昼間に連絡がつく電話番号

記載例

上の例は項目を示すための書き方の一例です。実際には、請求先の市区町村の指示に合わせてください。

気をつけること

• 委任者本人が作る。代理人が代わりに書いた委任状は受け付けない自治体があります（長野市、さいたま市の案内）。
• 押印の扱いは自治体で違う。法務省の「戸籍ABC」の回答は、委任状への押印は必須ではないとしています。長野市は、自署なら押印は要らないとしています。さいたま市は、自署または記名押印を求めています。
• 通数を書く。長野市の案内では、通数の記載がないときは1通とみなされます。出生から死亡までの戸籍がほしいときは、その旨を書きます。
• ボールペンで書く。長野市は、消せるペンや鉛筆を使わないよう案内しています。

取れないケースと注意点

広域交付の使える範囲は戸籍の広域交付の使い方で、古い戸籍の請求は除籍謄本・改製原戸籍の取り方で詳しく説明しています。

自分で窓口に行けないときは、郵送で請求する方法もあります。専門家に任せる場合は、弁護士や司法書士、行政書士などが、受任した業務に必要な範囲で請求できます（法務省）。

よくある質問

Q. 委任状に押印は必要ですか。

法務省の「戸籍ABC」の回答は、押印は必須ではないとしています。ただし、自治体によって運用は違います。さいたま市のように自署または記名押印を求めるところもあります。書く前に、請求先の案内を見てください。

Q. 亡くなった親の戸籍を、子が相続のために取るときは委任状が要りますか。

子は直系卑属にあたるため、自分の資格で請求でき、委任状は要りません。窓口に行く人の本人確認書類は必要です。出生から死亡までの戸籍を集めるときは、除籍謄本・改製原戸籍の取り方もあわせて読んでください。

Q. 兄弟姉妹の戸籍を取りたいときは、どうすればよいですか。

兄弟姉妹は直系ではないため、請求の理由が必要です。法務省の案内では、相続人が兄弟姉妹の戸籍を請求するのは、自分の権利の行使に必要な場合の例とされています。請求書に理由を書き、必要に応じて資料を出します。

Q. 郵送で請求するとき、代理人の委任状は必要ですか。

本人が自分で郵送請求するなら不要です。本人に代わって任意代理人が請求するときは、委任状が必要になります（さいたま市の案内）。到着まで1週間から10日が目安なので、急ぐときは速達を使います。

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参考にした公的情報

• 法務省「戸籍の窓口での「本人確認」が法律上のルールになりました」
• 法務省「戸籍ABC（Q6～）」
• 法務省「戸籍法の一部を改正する法律について（令和6年3月1日施行）」
• 長野市「委任状の書き方」
• 世田谷区「国内から郵送で戸籍の証明を申請する方法」
• さいたま市「戸籍の郵送請求」

※本記事は2026年10月時点の一般的な情報の整理です。必要な書類や運用は、市区町村によって異なります。請求する前に、請求先の市区町村の案内をご確認ください。個別の手続きの判断は専門家にご相談ください。

本記事は司法書士 今井 裕司(愛知第1112号／簡裁認定 第118116号)監修のもと、一般的な情報提供を目的として作成しています。個別の事情による判断は、専門家にご確認ください。